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09
AGO

Como posso controlar ordem de serviço e prestação de serviço de forma eficiente?
09 de Agosto de 2018
Como posso controlar ordem de serviço e prestação de serviço de forma eficiente?

Controlar o faturamento de uma empresa de prestação de serviço é uma tarefa que exige disciplina e conhecimento. Não importa o tamanho da organização, nem seu ramo de atuação: se ela não for capaz de organizar seus processos internos, perderá dinheiro e colocará sua sobrevivência em risco.

Existem diversos modelos prontos de ordem de serviço e prestação de serviço na internet. Mas antes de nos aprofundarmos nesse tema, é importante alguns esclarecimentos.



1. Descubra a diferença entre ordem de serviço e prestação de serviço.



É comum haver confusão entre esses termos, já que são muito parecidos. Para que você entenda e não mais esqueça, pense da seguinte maneira: em uma ordem de serviço alguém está ordenando um trabalho. Nesse caso, é fácil assimilar que há a necessidade de uma ferramenta ou peça para que o trabalho seja realizado.

Essa situação já é diferente, por exemplo, da prestação de serviço. Nesse caso, é apenas a habilidade da pessoa que você precisa. Então, em resumo: uma ordem de serviço envolve a venda de um produto (peça) e uma prestação de serviço não.



2. Entenda como é feito esse controle em algumas empresas



Uma das buscas mais comuns no Google é por "ordem de serviço 2018". Muitas pessoas buscam modelos prontos de ordem de serviço para imprimir e usar nas empresas. Esse formato traz algumas vantagens e desvantagens.

A vantagem é o baixo custo. É possível encontrar esse modelos gratuitos e basta imprimir para começar a usar. A desvantagem é a falta de integração das ordens de serviço com outros setores da empresa, como faturamento e contas a pagar/receber. Além disso, não há cópia de segurança dessas ordens. Se o bloco de papel for perdido, é impossível recuperá-lo.



3. Descubra a solução moderna em ordem de serviços



Conforme falamos anteriormente, uma ordem de serviço ou uma prestação de serviço feita com papel não é a solução mais adequada para empresas que buscam agilidade, segurança e integração entre diferentes setores. A melhor alternativa é contar então com softwares específicos que fazem esse trabalho.

É fácil aprender a mexer nos programas e os benefícios são muitos. Cada vez mais empresas descobrem essa alternativa e, quando experimentam os programas, se surpreendem com a facilidade que é emitir tanto uma ordem de serviço como uma prestação de serviço.



4. Confira as principais funcionalidades do software

Workflow (fluxo de trabalho) otimizado

Uma ordem ou prestação de serviço possui etapas que precisam ser seguidas (elaboração do orçamento, apresentação do orçamento ao cliente, aprovação ou não do orçamento). Pelo software é possível visualizar em qual etapa o trabalho está, extraindo dados importantes como: valor médio dos orçamentos que foram recusados; número de orçamentos aprovados e reprovados dentro de um mês; quantidade de orçamentos emitidos, etc.



Todas essas informações são importantes ferramentas na hora da tomada de decisão. Além disso, com a fácil conferência das etapas do trabalho é muito mais difícil ocorrer falhas como: esquecimento da emissão de um orçamento ou confusão entre orçamentos aprovados/reprovados.

Aviso por SMS

Clientes costumam esquecer de retirar um produto que ficou para manutenção. Essa atitude prejudica o fornecedor de serviço, porque normalmente não fatura enquanto a retirada não é feita ou (mesmo que já tenha recebido o pagamento), fica com um objeto ou máquina ocupando espaço, atravancando o local.



A vantagem do software é que ele envia avisos via SMS assim que o serviço estiver pronto. Isso reduz custos com funcionários e ajuda a evitar que material já consertado permaneça armazenado à espera da retirada.

Controle de garantia



A garantia de servico e produtos são variaveis, pois muitos estabelecimentos possuem um tempo para o serviço e outro para o produto utilizado na prestação deste serviço. Mas como controlar esse tempo e – se um cliente voltar – como saber se a garantia é da peça utilizada ou da mão de obra do serviço prestado?

A boa notícia é que o software cuida dessa tarefa, que seria muito mais trabalhosa se essas informações estivessem em papel. Pelo software você localiza com facilidade o tipo de trabalho efetuado, sabendo na hora a garantia. Tudo isso resulta em mais credibilidade frente ao consumidor, e menos prejuízo para a empresa, já que não oferecerá um serviço que perdeu a cobertura da garantia e poderá solicitar aos fornecedores garantia da peça utilizada na ordem.

Agilidade de preenchimento dos formulários e backup dos dados



Com o software, o documento da ordem de serviço ou prestação de serviço é gerada pelo computador, ficando automaticamente salvo no sistema. É possível também imprimir uma via, que ficará com o consumidor/cliente.

Aqui, já destacamos a primeira vantagem: é mais rápido fazer o preenchimento pelo computador do que à mão. E depois de emitida, sempre fica uma cópia salva.

Integração dos dados entre diferentes áreas

A integração com diferentes áreas é instantânea. Se funcionários autorizados de outro setor (como Financeiro) acessarem a seção das ordens de serviço, conseguem ter uma estimativa de volume de trabalho e faturamento.



Com o programa, todas as áreas da empresa passam a se conversar, funcionando como um organismo único e não como partes desmembradas. O resultado é a otimização das horas de trabalho, aliada a um crescimento no faturamento.

Acesso fácil aos dados, fundamentando tomadas de decisão

Isso facilita – e muito – tomadas de decisão como: contratar mais profissionais para suprir a demanda que está alta. Aumentar o número de peças em estoque de um tipo de serviço que está sendo muito requisitado. Investir na divulgação de determinada prestação de serviço que não tem sido muito requisitada, e daí por diante.



A eficiência no controle de ordem de serviço/prestação de serviço é muito mais fácil hoje em dia graças à tecnologia. A modernização dessa área é vital para uma empresa que quer aumentar a quantidade e qualidade dos trabalhos prestados. Resistir aos softwares é resistir ao aumento de faturamento da empresa e despender mais tempo com processos, gerando um custo maior com funcionários.

O custo-benefício então é um fator chave dos Softwares de ordem de serviço.

Caso você queira saber mais sobre as funcionalidades e vantagens, entre em contato com a AFA Soluções. Desde 2000 atuamos com softwares que otimizam a gestão de empresas. Ao longo de todo esse tempo aprimoramos inúmeras vezes as versões, chegando a programas completos e eficientes.



Entre em contato e saiba mais.


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